Якщо вас все влаштовує, все справи зроблені, всі плани виконані, книги прочитані, класна робота отримана, а ви перебуваєте в ідеальній спортивній формі і все у вас чудово – значить, ви відмінно плануєте і цей матеріал точно не для вас. Для тих же, хто хоче дізнатися, як я планую свій рік, місяць, день – в деталях розповім.

Якщо ви запитаєте, чи є один універсальний спосіб завжди все встигати, відповім: так, цей спосіб дійсно є, і він називається «взагалі не планувати». Якщо ви нічого не запланували – ви завжди все встигнете. Немає планів – немає необхідності їх досягати. Але планування – це основа будь-якого вашого прогресу.

До планування я прийшов років 15 тому, коли заснував свій бізнес. Кількість завдань, що накопичувалися в календарі, перевищувала можливість зберігати їх в голові. В той момент вперше задумався про те, що без детального опрацювання своїх багаторічних і квартальних планів просто неможливо управляти своїм часом. Я прочитав тоді безліч книг російською та англійською мовами, і всі вони містили загальні принципи планування – але в цілісну картинку в голові не складалися. Потім натрапив на книгу Райана Елліса з дуже хорошим підходом, який використовую останні 5-6 років.

В чому полягає суть цього способу? Ви повинні побачити, до якої фінальної точки у вашому житті, кар’єрі або спорті ви йдете. Автор пропонує розділити ваші цілі на дуже великі, горизонт планування яких – приблизно 20-30 років; потім нижче – 10 років, 1 рік і 1 місяць. З самого початку книги пропонується кілька корисних висновків.

  1. Ви отримаєте перевагу відразу ж, оскільки будете здивовані, скільки людей не використовують планування. Це не залежить від діяльності, якою ви займаєтеся. Ви влаштувалися на нову роботу – там більшість співробітників не замислюються, куди вони прийдуть завтра і що з ними буде. За статистикою, в Америці близько 50% людей не мають навіть заощаджень. Про що це говорить? Фінансове планування відсутнє. Починайте планувати прямо сьогодні – і ви вже у виграші.
  2. Записуйте свої цілі. Я вам рекомендую зробити ще цікавіше: коли ви сформулюєте свої цілі, пройдіться по ваших родичах, близьких, можливо партнерах – і попросіть їх підписатися під ними. Так вони будуть якимись аудиторами. Навіщо? Якщо ви їх не виконаєте, вони вам на це вкажуть. Якщо почнете сильно відставати, то нагадають. Доведено, що будь-який публічний договір сприятливо впливає на результат. На жаль, без стусана нам важко рухатися вперед.
  3. Ви повинні побачити себе до кінця вашого життя. До якої точки призначення ви хочете прийти? Може, ви хочете бути президентом або розсікати на серфінгу на Гаваях, створити благодійний фонд або перемогти в Олімпіаді? Це не має значення, але ви повинні побачити кінцеву точку. Корисна вправа від автора книги: написати одним реченням, як ви себе бачите до кінця життя. Мрійте по-крупному – і це дозволить вам знаходити способи реалізації цілей.

Один цікавий момент, який мене недавно здивував. Останні 10 років життя моєї компанії я постійно використовував метод SMART планування: мета повинна бути вимірювана, реалістична, чітка, ясна і так далі. Однак дослідження Гарвардської бізнес школи каже, що не все так просто зі SMART плануванням. Воно дуже часто сушить ваші цілі, дозволяє планувати її в такому форматі, в якому вона однозначно здійсненна. Тому SMART планування добре лише тоді, коли ви розумієте напрям, великі цілі. Воно ефективно працює на коротких проміжках часу, але не підходить для середньострокового і довгострокового планування.

Як планую я, використовуючи цей підхід? У мене є чіткий листок на одну сторінку з моїм баченням на найближчі 30-40 років. Наприклад, я говорю собі: я хочу побудувати компанію, яка працювала б на глобальному ринку і вирішувала серйозну проблему людства. Після цього можу розділити мету на складові в проміжках 10-20-30 років. Щороку на початку січня я знову повертаюся до великих цілей. Я дивлюся, наскільки моя річна мета поєднується із загальним планом на все життя. Це допомагає вам постійно бути в фокусі. Планування на рік має наближати до того, що ви намалювали собі на кілька років наперед.

Важливий момент, який добре працює для річного планування – розділяти всі ваші завдання на чотири великі шматки: робоче, сімейне, приватне і розвиваюче. В результаті у нас є збалансована картина між робітниками і сімейними цілями, здоров’ям і хобі, розвитком і освітою. Це дозволяє не ставати замкнутою людиною, асоціальною особистістю.

Які технічні інструменти я використовую для планування на місяць? Відразу хочу сказати, що для планування на рік або на десять років вам не потрібні блокноти або спеціальні програми – все набагато простіше записати в звичайному текстовому документі і зберегти. А ось для місячного і тижневого планування, звичайно ж, потрібно використовувати різні інструменти, які допоможуть вам відстежувати цілі. Я використовую Outlook, хтось віддає перевагу Google календар – суть не змінюється. Щотижня я чітко розставляю цілі, які виходять з місячних. Потім, вже на тижні, я виділяю ті завдання, які повинен закрити.

Найдрібніший блок мого планування – це планування на день. Мій день, як правило, розписаний на складові в півгодинному-годинному форматі. Оскільки у мене велика компанія і багато співробітників, то завдання можуть бути різні. Але якщо у вас немає перевантажень в різноплановості завдань, ви повинні просто розділяти ваші завдання на блоки півгодини-годину і ставити їх в календарі. Бажано чітко формулювати, що ви хочете отримати по закінченню цього завдання.

Між блоками завдань обов’язково повинен бути буферний час. Не треба їх ліпити без всякого проміжку. Ми не роботи, ми повинні випити чай, подихати повітрям або встати і розім’ятися. Буферний час дозволяє нам більш спокійно виконувати завдання і передбачити можливість, що щось може зайняти більше часу, ніж ми вважаємо за необхідне. Згідно з Гарвардським дослідженням, люди планують менше часу на завдання, ніж вони реально займають.

Ще я відмічаю завдання у міру їх виконання. Це дозволяє протягом робочого дня бачити, що зроблено і не зроблено. В кінці тижня я вкрай рекомендую виділити півгодини і підрахувати кількість часу, який ви витратили на виконання того чи іншого завдання. Робиться це для того, щоб ви могли звіритися самі з собою – чи дійсно ви той, ким себе називаєте. Наприклад, ви говорите: «Я навчаю людей». Дивіться за планами, а насправді ви їх не навчаєте, а за канцелярією ходите. Є гарний вислів: «Ви – те, що ви робите найчастіше».

Оригінал