Саморозвиток

Як ідеально розпланувати день?

Людині XXI століття доводиться виконувати багато різних завдань. Але часто з цим виникають проблеми. Ми можемо щось забути, пропустити, переплутати. Упорядкувати цей хаос допоможе так званий тайм-менеджмент. Як розпланувати всі справи незалежно, хто ви: школяр, домогосподарка або бізнесмен?

Системи планування

«To do list» – звичайний список справ, які потрібно виконати сьогодні.

«GTD» – тематичний «To do list». Щоб не створювати один п’ятиметровий незручний список, створюєте кілька маленьких, які будуть ділити ваші завдання в залежності від контексту, часу і ресурсів. Тобто що зробити, коли і де: «Що купити?», «Що не забути в четвер?», «Що зробити по шляху?» і т.д.

«Матриця Ейзенхауера». Являє собою 4 квадрата: «Важливе, термінове», «Важливе, не термінове», «Не важливе, термінове», «Не важливе, не термінова». Ви розподіляєте завдання за цими чотирма «шухлядками» і просто намагаєтеся звільнити їх у відповідному порядку. Від виконання завдань з квадрата «Не важливе, не термінова» можна відмовитися зовсім.

«ABC аналіз». За цією системою ви розподіляєте завдання на три категорії: А – важливо, В – потрібно, і С – «поглиначі часу». Останні не дають ні задоволення, ні наближення до мети. Завдання з стовпчиків А і В ви виконуєте, а з З виключаєте.

«Система 135». У розпорядку дня у вас повинна бути 1 важлива, 3 менш важливих і 5 якихось щоденних завдань. Так ви визначаєте для себе мінімум справ, виконання яких забезпечить вам спокій і подушку безпеки в разі чого.

«Піраміда продуктивності Б. Франкліна» складається з 6 ступенів. Ваші життєві цінності, те, чого ви хочете від життя – це її фундамент. Ваша глобальна мета, генеральний план її досягнення, довгостроковий (на роки) і короткостроковий (на місяці, тижні) плани – серцевина. А щоденні завдання – вершина. Можна назвати це «пірамідою щастя». Ви складаєте свій «To do list», виходячи із запитання: «Чи зробить це мене щасливим?»

«Agile results» – система планування справ, яка закохалася в цифру 3. Її суть в тому, щоб планувати по 3 завдання на рік, на місяць, на тиждень і на день. Це допомагає не переоцінювати свої можливості і чітко бачити, на чому концентруватися і чому приділяти більше уваги. Систему можна доповнити списками: «варто» і «можу». Справи, які не вмістилися в цифру 3, записуємо в перший список. А в другій вносимо ті, які виконати можна, але не обов’язково – ними займаємося в останню чергу.

Способи оформлення

Розклад по годинах. Можна розписувати справи по годинах у вигляді звичайних таблиць, списків і кругових діаграм по циферблату.

Ментальні карти. Виходячи з однієї мети відгалуженнями, розписуєте всі способи її досягнення, свої думки щодо неї, додаткові матеріали і джерело. Така форма допомагає підходити до виконання великих завдань з різних сторін і при цьому не виходити за окреслене коло роботи.

Running list – це список справ на тиждень, які ви призначаєте на день квадратиком. Якщо завдання виконане – закрашуєте квадратик. Скасовано – закреслюєте хрестиком. Перенесено – малюєте стрілку і наступний квадратик поруч.

Діаграма Ганта. По горизонталі вказуєте числа або місяці, по вертикалі – завдання. Потім просто встановлюєте час або дедлайн, до або протягом якого ви повинні виконати поставлене завдання.

Bulette gournal – величезний блокнот, розписаний на рік, на місяць, на тиждень, на день. Може містити в собі всі перераховані форми і системи. На все воля ваша.

І остання порада-попередження. Багато хто стикався з проблемою, що приділяли прикрашанню планерів більше уваги, ніж виконанню поставлених завдань. Вчіться на чужих помилках і пам’ятайте, що головне – мета, а не її гарне оформлення.

За матеріалами