Цікаве

Як грамотно вести ділову переписку поштою і в месенджерах: 10 основних правил

Поки в Україні загальнонаціональний карантин і всі офіси працюють віддалено, всі спілкування, як приватні, так і робочі перейшли в онлайн. Тому ділове листування стало ще актуальнішим і активнішим. Ми вирішили нагадати вам головні правила листування з ділових питань, щоб вирішувати всі справи коректно і професійно.

1. Вкажіть тему листа

Коли ви пишете листа, в ньому обов’язково повинна бути тема, наприклад: “звіти за березень”, “підсумки конференції”, “коли організуємо онлайн-збори?”. Бо без теми лист швидше за все загубиться чи може бути проігнорованим в потоці важливіших листів.

Сюди ж можна віднести правило: одна тема – один лист. Інакше, якщо ви почнете ставити питання в одному листі щодо різних проектів – почнеться хаос. Це незручно і непрактично.

2. Слідкуйте за грамотністю

Помилки – стилістичні або просто помилки, сильно дратують і виставляють вас в поганому світлі. Тому намагайтеся стежити за грамотністю в ділових листах і виправляти всі помилки до того, як відправили листа.

3. Дотримуйтесь структури письма

У месенджерах з цим простіше – там здебільшого йдуть короткі повідомлення, а ось електронний лист повинен обов’язково ділитися на абзаци, а якщо він великий, то необхідно ще й виділяти розділи, підзаголовки, пункти, теми.

4. Уважно пишіть ім’я

Найнеприємніше для отримувача – навіть не помилки в тексті, а помилки в його імені або прізвищі. Уважно поставтеся до цього пункту і звертайтеся до людини на ім’я, яким він сам себе назвав (в листуванні або в соцмережі, якщо спілкуєтеся через месенджер). Не плутайте Оксану із Ксенією, а Марію з Мариною.

Крім того, не використовуйте в діловому листуванні зменшувально-пестливі імена, можете залишити їх для особистих повідомлень.

5. Не переходьте на особистості

У будь-якій неприємній ситуації намагайтеся тримати себе в руках і не переходити на особистості і тим більше образи. У цьому, до речі, великий плюс листування. Адже, коли ви спілкуєтеся безпосередньо, що можете на емоціях сказати щось, за що потім будете себе картати. А ось під час листування ви можете не піддаватися емоціям, взяти себе в руки і відповісти, як личить для ділового спілкування, уникаючи агресії і образ.

Якщо ж образи йдуть в ваш бік – попередьте, що ці повідомлення будуть видалені, а вимоги проігноровані.

Не забувайте, що в основі ділового листування лежать елементарні правила ввічливості.

6. Пишіть в робочий час

Вся ділова переписка повинна проводитися в робочий час. Не варто писати занадто пізно, занадто рано або у вихідні дні, якщо в цей час людина відпочиває. По-перше, не всі відключають звук на час сну і ви можете банально розбудити адресата. А по-друге, якщо людина не працює в цей час, то лист з робочими завданнями може відвернути його від особистих справ.

7. Поясніть всі вкладення в листі

Якщо ви відправляєте в листі вкладені документи, фотографії або інші важливі доповнення до текстового повідомлення, необхідно пояснити, що це і для чого потрібно.

8. Виберіть читабельний шрифт

У листі шрифт тексту повинен бути одноманітним і добре читатися. В іншому випадку, крім візуального негативного ефекту, ви отримаєте ще й незрозумілий текст. Тому експерименти з різноманітними шрифтами, квітами та розмірами залиште краще для особистого листування.

9. Уважно перечитайте лист перед відправкою

Дуже просте правило, але воно повинно виконуватися в обов’язковому порядку. Інакше помилок, наприклад, через автозаміни або через те, що ви на когось і щось відволіклися – не уникнути.

10. Відповідайте на листи

Щоб підтримувати нормальне спілкування з колегами, начальством і партнерами, важливо обов’язково надавати відповідь на листи. Це може бути не блискавична відповідь, але і не затягуйте – максимум два дні. Інакше це виглядає, як поганий тон. Тут також важливо враховувати важливість обговорюваної справи і її терміновість.

Якщо лист прочитали, але для відповіді потрібно провести якісь дослідження або інші дії – краще відреагуйте відразу, що зможете дати повну відповідь через певний час.

За матеріалами

Любиш розвиватися та отримувати нові знання та досвід поки усі навколо деградують? Тоді підписуйся на нашу спільноту у ФЕЙСБУЦІ! Не будь як всі! Будь ліпшою. Будь розумнішою та мудрішою! Підписуйся!

 

facebook.com/dyvosvit20