Сьогодні лише деякі можуть дозволити собі розкіш працювати тільки над одним проектом; більшість з нас одночасно працює над завданнями, поставленими різними командами. Теоретично ця система мультикомандності має низку переваг: ви можете застосувати свої експертні знання саме в тому місці і в той час, де вони виявляються найбільш потрібні, ви можете ділитися знаннями з членами різних груп і перемикатися з проекту на проект в періоди затишшя, уникаючи простоїв. Однак в реальності, як показали результати дослідження, що проводилося протягом останніх 15 років, все набагато складніше.

У багатьох людей одночасна робота над декількома проектами викликає стрес. Вона виявляється менш продуктивною, ніж можна було б очікувати. Переключення уваги з одного завдання на інше вимагає часу, знижує концентрацію і забирає багато енергії. При переході з однієї команди в іншу вам, можливо, доводиться звикати до різних статусів. Наприклад, в одному колективі ви можете бути босом, а в іншому – новачком, що по-різному впливає не тільки на рівень відповідальності, але і на здатність перерозподіляти ресурси в умовах жорстких часових рамок.

У кожній команді розвивається своя унікальна корпоративна культура, свої міжособистісні відносини, звички, жарти і очікування. Щоб впоратися з усім цим, потрібно чимало енергії. І якщо вам не вдасться детально розпланувати і заздалегідь обговорити ступінь вашої залученості в діяльність кожної з команд, в кінцевому підсумку може виявитися, що замість професійного розвитку ви будете займатися рутиною.

Як правильно розподіляти час, справлятися зі стресом і рости в професійному сенсі, працюючи в кількох командах одночасно? Як не випускати з виду найголовніше? Почніть з попереднього планування і слідуйте декільком простим правилам.

Розставте пріоритети і встановіть черговість виконання робочих завдань

Дивіться на проблеми ширше. Зосередженість на поточних завданнях зводить всю роботу до реакції на виникаючі ситуативні проблеми. Внесіть в графік регулярну перевірку статусу всіх ваших проектів, щоб відзначати значущі досягнення. Якщо ви завчасно з’ясуйте, в які періоди відразу кілька проектів зажадають вашої активної участі, ви зможете краще розподілити час і визначити ваші очікування від робочого процесу. Оптимальна частота подібних перевірок залежить від швидкості реалізації проекту і що стоять перед вами вимог. А стиль управління і стаж учасників команди задають тон для розстановки пріоритетів.

Встановіть стратегічну послідовність дій. Виберіть якусь одну задачу і зосередьтеся на її виконанні, а не хапайтеся за все і відразу. Почніть з справи, що вимагає найбільшої концентрації, і зробіть їх об’єктом свєї уваги. Сформулюйте чіткий перелік необхідних результатів, визначте, які дії треба зробити для їх досягнення, і твердо дотримуйтесь плану. Дослідження показують, що залишкова увага – думки про завершений проект, з якого треба переключитися на нові робочі завдання, – не дають повністю зосередитися. Чим менше таких перемикань вам доведеться здійснювати за день, тим краще. Якщо ж вам уникнути цього ніяк не вдається, координуйте і гуртуйте будь-які сумісні між собою завдання. Наприклад, якщо ви знаєте, що вам знадобиться терміново відповідати на телефонні дзвінки, займіться виконанням такого завдання, яке можна буде перервати в будь-який момент.

Сформулюйте свої очікування від проекту і повідомте про них іншим

Захищайте себе. Якщо ви зосереджені на високопріоритетній задачі, забезпечте собі атмосферу, вільну від непотрібних вторгнень. Наприклад, коли я пишу (завдання, що вимагає від мене максимальної концентрації), то налаштовую автоматичну відповідь на всі вхідні електронні листи. У ньому говориться, що я не перевіряю повідомлення до певного часу, і пропонується номер мого мобільного на випадок непередбачених обставин. Попросивши людей не очікувати негайної відповіді, ви отримуєте трохи часу на роздуми і одночасно даєте їм зрозуміти, що ви обов’язково їм напишете – але пізніше. Номер мобільного телефону в таких листах вказує на вашу готовність відповісти, однак в той же час змушує людей як слід подумати, чи дійсно їх питання вимагає негайної реакції.

Відзначайте свої досягнення і діліться ними з колегами. Коли лідери вашої команди бачать прогрес, вони відчувають свою силу і здатність контролювати ситуацію. Не чекайте виникнення складнощів. Чим раніше ви скажете «У мене є проблема і, можливо, я не зможу викластися на всі 100%», тим більше люди будуть схильні вам повірити. В ході нашого дослідження один фахівець з великим досвідом роботи на декількох проектах одночасно заявив, що майже всі його відповіді на прохання членів команди укладаються в два слова: «займуся цим». Навіть такі суперкороткі відповіді дають колегам зрозуміти, що він почув їхнє прохання і зв’яжеться з ними, коли зможе.

Оптимізуйте ваш розвиток

Пізнайте себе. Один з основних мінусів одночасної роботи в декількох командах – обмежений контакт з експертами з різних областей. Це скорочує ваші шанси навчитися у них чогось корисного або справити хороше враження. В умовах браку часу у кожного виникає спокуса займатися лише тими завданнями, в рішенні яких вони мають великий досвід, а не витрачати час на навчання і професійне зростання нових членів команди. Тому вам треба самостійно поставити перед собою цілі професійного розвитку і поступово їх реалізовувати. Подумайте, у кого з команди ви хотіли б повчитися. Розкажіть про свої цілі лідеру команди і обраним вами експертам.

Примусьте себе. Визначивши цілі розвитку, відведіть в своєму розкладі спеціальний проміжок часу безпосередньо для навчання. Дослідження показують, що найважливіший критерій його ефективності – це час, витрачений на аналіз і засвоєння нової інформації. Це важко, оскільки в умовах одночасної роботи в різних колективах нам доводиться переключатися з одного проекту на інший з конкретною метою максимально скоротити періоди бездіяльності. Тому треба спеціально виділяти час на роздуми. Зрозуміло, не треба перегинати палицю і гальмувати роботу тільки для того, щоб викроїти трохи часу на саморозвиток, але варто переконатися, що ваші колеги по проекту сприймають аналіз завдань як «справжню роботу».

У всьому світі значна фінансова вигода від одночасної роботи в різних колективах незважаючи на стрес і ризики, пов’язані з сумісництвом, повсюдно призвела до того, що така модель трудової діяльності стала способом життя, особливо в сфері розумової праці. Працюючи за такою схемою, ви зможете впоратися з викликами, які стоять перед організацією, що взяла на себе підвищені зобов’язання, і навіть отримаєте особисту користь.