Доведено наукою: 10 способів поліпшити продуктивність

Автор книг про підприємництво і інвестиції Джефф Хейден і співзасновник австралійського стартапу Hello Code Белль Б. Купер діляться принципами продуктивності, підтвердженими наукою.

Я щиро вірю в силу працьовитості. Як сказав одного разу капітан американської парусної команди Oracle Team USA, «Я рідко бачив, щоб людина, яка робила менше ніж інші, домагалася успіху».

По суті, в цьому і полягає моя мантра: можливо, я не такий талановитий, освічений або досвідчений, як інші люди… але я завжди намагаюся працювати більше, ніж вони.

Але можна працювати не тільки усередині, але і з розумом. Саме в цьому і полягає секрет успіху.
На щастя, працювати наполегливо (відносно) легко. Для цього вам просто потрібно, ем, старанно працювати. Але як же працювати «з розумом»? Тут все набагато складніше. Думаю, вам знадобляться декілька порад від підприємниці Белль Б. Купер.

1. Приведіть у порядок ваш список справ

 

Один з найбільш суперечливих, але ефективних методів поліпшення продуктивності це включати в свій список тільки обмежену кількість завдань.

Виберіть від одного до трьох найважливіших справ. До них відносяться великі і важкі завдання, які обов’язково потрібно зробити за сьогодні. Якщо ви їх не виконаєте, то через них доведеться затриматися після роботи або пропустити обід.

Робіть найважливіші справи в першу чергу, прямо з ранку, поки ви вдома або коли тільки прийшли на роботу. Якщо ви їх відкладете, то будете зайняті, і у вас не вистачить на них часу. Частину списку можна заповнити менш пріоритетними завданнями. Так до кінця дня ви відчуєте себе більш продуктивним.

Ще одна порада: складайте список справ на завтра ще з вечора. Дуже часто перед сном я лежу в ліжку і думаю про те, що мені належить зробити завтра – через це мені важко заснути. Коли я складаю список заздалегідь, мені потім легше розслабитися і заснути. А на наступний день я не витрачаю час даремно і тут же приступаю до першої найважливішої справи.

У книзі Девіда Аллена «Як привести справи в порядок» є хороша фраза: «Ваш розум потрібен для створення ідей, а не для їх зберігання». Занесіть ваші ідеї в список справ, але не забудьте зробити два списки – один на сьогодні, а другий на «потім». Тоді ви не будете витрачати свої сили, намагаючись згадати всі важливі ідеї.

2. Оцінюйте свої результати, а не час

Багато витрачають багато годин, лише щоб потім усвідомити, що не дуже просунулися в справі. Саме тому люди шукають способи, як за малий термін встигнути зробити більше.

Один з підходів полягає в тому, що вам потрібно поміняти методи оцінки продуктивності.

Наприклад, якщо ви працюєте над великим проектом, спробуйте розбити його на фази. Коли мені потрібно написати про щось в блог, я поділяю цю справу на кілька етапів – пишу статтю порціями і виділяю різні невеликі завдання, наприклад, «додати картинки». Завдяки такому набору дрібних завдань, я можу щодня перевіряти свій прогрес у виконанні великого проекту, навіть якщо на повне завершення роботи над ним піде кілька днів.

Кожен раз, коли я відзначаю одну з задач виконаною, я відчуваю приємне відчуття, навіть якщо всього лише написала уривок тексту на 200 слів. Це дозволяє мені тримати робочий ритм і не відхилятися від роботи, поки вона не буде виконана.

Ще один спосіб, за допомогою якого ви можете оцінити свої досягнення за день, – це складання списку завершених справ. Багато компаній користуються такими списками, щоб знати, що зробив кожен співробітник за день.

Коли ви почнете створювати списки завершених за день справ, то здивуєтеся, як багато мотивації у вас з’явиться. Звертайте увагу на результат, а не на витрачений час, і ви точно станете більш продуктивним.

3. Заведіть звички, які допоможуть вам приступити до роботи

Зазвичай вранці, коли я не знаю, чим в першу чергу зайнятися, я прокрастиную і витрачаю час даремно.
Щоб вирішити цю проблему, заведіть якусь повсякденну звичку, яка буде налаштовувати мозок і тіло на робочий лад. Це повинно бути щось просте, типу поїздки на роботу або склянки кави по дорозі в офіс.

Зазвичай я наливаю собі каву і перевіряю улюблені сайти. Як тільки я допивав каву, у мене спрацьовує внутрішній сигнал: пора працювати.

Є й інші способи налаштуватися на роботу: відключити або прибрати телефон, зробити розминку або поснідати. Можете навіть скласти спеціальний плейлист, який буде грати і створювати потрібний настрій.

Ці методи можна використовувати і у вихідні. Напевно у вихідні вам захочеться відмовитися від повсякденних звичок, але багато хто продовжує їх дотримуватися. Запам’ятайте: чим сильніше ви розслабляєтеся і забуваєте про щоденні звички, тим важче буде до них повернутися на початку тижня.

Не варто вважати, що виконання повсякденних справ – це ознака похмурої людини, яка живе в одному режимі. Звички – ознака людей, які ставлять перед собою мету і знайшли кращий спосіб їх досягнення.

4. Відзначайте моменти, коли ви витрачаєте час даремно

Перший крок до продуктивності – почати помічати моменти, коли ви даремно витрачаєте свій час.

Для початку простежте за тим, що ви робите щоранку, коли збираєтеся на роботу. Ви можете помітити, що витрачаєте час на такі речі, як, наприклад, вибір одягу – тобто на ті справи, які ви могли зробити ще вчора.

Слідкуйте за тим, як ви проводите робочий день, і шукайте шаблони. Можливо, ви занадто часто зависаєте в соціальних мережах. Або розтягуєте двохвилинну робочу розмову до десятихвилинної балаканини. Коли ви помітите, що саме забирає у вас зайвий час або призводить до прокрастинації, потрібно буде підлаштувати це під свої звички.

Раніше я витрачала багато часу вранці, перевіряючи улюблені сайти. Зараз я вписала це заняття в повсякденну звичку – як уже говорила, я переглядаю улюблені ресурси, поки п’ю каву, а коли його допивала, то приступаю до роботи.

5. Виробіть звички, які допоможуть вам перестати працювати

Звучить дивно, але це важлива річ. Деяким важко приступити до роботи, а деяким – припинити працювати.

Дуже легко попрацювати ще годинку або засидітися за комп’ютером аж до самої ночі. Але це погані звички, тому що через них ми починаємо відкладати найважливіші справи – ми розуміємо, що ще довго будемо працювати, так що встигнемо їх зробити (насправді немає).

Існує кілька способів, прийшовши додому, відволіктися від роботи:

Припиняйте працювати, поки справа йде добре.

Як сказав Ернест Хемінгуей, «найкраще зупинятися, поки справа йде добре і знаєш, що має статися далі. Якщо день у день так поступати … то ніколи не зав’язнеш…»

Його порада застосується до будь-якого виду роботи. Якщо ви зупинилися на середині роботи – нічого страшного. Ви знаєте, що зробили, знаєте, що будете робити далі, і з радістю потім повернетеся до справи.

Призначте точний час закінчення роботи.

Жорсткі часові рамки змушують чітко розставляти пріоритети. Ще один плюс – так у вас буде більше мотивації розібратися в першу чергу з найважливішими справами. Дедлайн допоможе зібратися.

Щоб обмежити ваш робочий час, спробуйте працювати за нотубуком без підключеного зарядного пристрою. Тоді ви зможете працювати тільки до тих пір, поки не сяде батарея. Досить непоганий спосіб змусити себе швидше розібратися з важливими справами.

Заплануйте що-небудь класне після роботи.

Наприклад, зустріч з друзями або заходи. Якщо ви хочете йти з роботи о 18 годині, то заплануйте після неї побачення, похід в бар або в гості. Зовнішні чинники та напруга змусять вас сфокусуватися на справах і виконати їх у відведений термін.

Придумайте собі звичку, яка буде поступово відволікати вас від справ.

Така звичка дуже стане в нагоді, якщо ви ніяк не можете забути про свої справи. Мені допомагають легкі фізичні навантаження – я намагаюся повертатися з роботи пішки. Багато людей вважають за краще гуляти перед сном, тому що це допомагає їм відволіктися від робочих думок.

Вам може допомогти розслабитися ведення щоденника або розмова з іншими. Якщо ви запишіть все, що сталося з вами за день, ви не тільки зможете простежити свої результати, але і перестанете думати про роботу.

Якщо ви звикли вечорами будувати плани на завтра, то така звичка стане ідеальним завершенням робочого дня: записавши всі важливі справи, ви можете спокійно розслабитися.

6. Робіть більше перерв

У книзі «7 навичок високоефективних людей» Стівен Кові розповідає історію про дроворуба, який продовжує пиляти дерева, навіть коли його пила затупляется все сильніше і сильніше. Хоча якби дроворуб перестав пиляти і заточив пилу, а потім знову взявся за справу з гострим інструментом, він би зберіг більше часу і зусиль.

Такий приклад легко запам’ятати, але важко застосувати на практиці. Ось що пише Кові про заточенню пили вашому житті:

«Заточувати пилу – значить зберігати і покращувати найдорожче, що у вас є – вас самих. Ви повинні гармонійно розвиватися в трьох сферах свого життя: фізичної, соціальної / емоційної, ментальної та духовної».

Загострювання пилки – відмінна звичка, яку можна застосувати в усіх сферах вашого життя. Але я думаю, вона особливо стане в нагоді вам в роботі, щоб не перегоріти.

В середньому ваш мозок може зберігати концентрацію тільки 90 хвилин. Після цього вам потрібен як мінімум 15-хвилинний відпочинок. Цей феномен заснований на фізіологічних циклах людини. Роблячи перерву кожні 90 хвилин, ви дозволяєте вашому тілу і розуму відпочивати і оновлюватися – так ви підготуєте їх до наступного півторагодинному періоду високої активності.

Деяким людям важко повертатися до роботи після 15-20 хвилин відпочинку. Однак навіть короткі перерви допоможуть вам освіжити мозок і сконцентруватися.

7. Більше спіть

Дослідження показало, що сон покращує когнітивну функцію мозку, творче мислення і пам’ять. Крім того, він допомагає в навчанні – мозок починає краще сприймати і зберігати інформацію.

Сон зміцнює пам’ять. Ось що пише про це письменник Макс Рід:

«Дослідження показують, що спочатку інформація записується в гіпоталамусі. Вона досить «тендітна», і її легко можна забути, особливо коли мозку доводиться запам’ятовувати багато речей. Схоже, що сон просуває інформацію в неокортекс – «саме довговічне сховище» – щоб поверх неї «не записав» інші дані».

Ще одне дослідження питань пам’яті виявило, що учасники експерименту, які попередньо поспали, відповіли на питання тесту набагато краще, ніж ті, хто не спав.

Сон не тільки допомагає вам впорядкувати пам’ять і запам’ятати нову інформацію. Він захищає вас від перевтоми. Як з’ясували вчені, перевтома – це сигнал про те, що одна частина вашого мозку не може сприймати більше інформації, поки ви не поспить.

8. Проводьте більше часу на природі

Вчені вирішили перевірити, наскільки сильно змогли розслабитися дві групи людей – одна після прогулянки по вулиці, а інша – по тихому парку. Як виявилося, щоб зорієнтуватися в місті під час прогулянки по вулиці, потрібно дуже багато уваги.

Тому така прогулянка не дала мозку відпочити і не змогла відновити рівень концентрації:

«На відміну від природного оточення, міська обстановка сповнена предметів і ситуацій, які сильно привертають нашу увагу і навіть вимагають підвищеної уважності (наприклад, доводиться стежити, щоб нас не збила машина). Тому в ній люди відпочивають менше ». (Деніел Гоулман. «Фокус. Про увагу, неуважності і життєвий успіх»).

Коли ви проводите час на природі, ваш розум повністю розслабляється. Після такого відпочинку вам легше буде зібратися на роботі. Крім того, вчені виявили, що за межами навчальної аудиторії у студентів сильніше виникає бажання вчитися.

9. Не сидіть на місці

Нещодавно я прочитала статтю підприємця і атлета Джоела Раньон про метод під назвою «робочий попкорн». Він полягає в тому, щоб протягом дня виконувати невелику частину роботи, сидячи в різних кафе, коворкінг або пабах. Для початку треба скласти чіткий список справ: що і в якому місці ви будете виконувати. А потім потрібно відразу ж приступити до роботи.

Раньон ділить свій список справ на категорії: в кожному кафе він виконує три завдання. Як тільки він виконає всі справи в одному місці, він відправляється в наступне. Звичайно, ви можете розподілити справи в вашому списку як вам зручно, але головне – орієнтуватися на кінцевий результат, а не на час, коли вам потрібно відправитися в нове місце. За словами Раньон, найкраще пересуватися між точками пішки або на велосипеді:

«Витратьте цей час на медитацію. Відірвіться від монітора і додайте в ваш день трохи руху. Покладіть телефон в кишеню і вперед. Відпочиньте від роботи хоча б півгодини».

Під час перерви корисно буде обдумати те, над чим ви зараз працюєте і що потрібно зробити в подальшому. Раньон зауважив, що після використання цього методу він став більш продуктивним, активним, і почав витрачати на роботу менше часу.

10. Перевіряйте електронну пошту з самого ранку

Ця порада може здатися вам суперечливою, адже всі радять зворотне. Але я відразу ж перевіряю пошту і вважаю, що це дуже корисна звичка.

Ось чому вона допомагає мені зберігати продуктивність протягом дня:

Коли ви працюєте в віддаленій команді, то напевно знаєте, як це, коли половина (якщо навіть не більше) ваших колег працює, поки ви спите. Тому дуже важливо перевіряти пошту на початку робочого дня, щоб переконатися, що ви не відстаєте від інших.

Коли я в першу чергу розбираюся з важливими питаннями, мені легше вирішити, як потрібно змінити плани на день, і чи зможу я виконати справи, які на сьогодні запланувала.

За матеріалами